Datenschutzerklärung Recruiting

Einleitung

Der nachfolgende Datenschutzhinweis wurde in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verfasst, auf deren Grundlage wir generell personenbezogene Daten verarbeiten. Neben den Bestimmungen der EU-DSGVO können auch die nationalen Datenschutzbestimmungen des Wohnsitz- oder Aufenthaltslandes der betroffenen Person gelten. Sollten im Einzelfall speziellere gesetzliche Regelungen gelten, werden wir Sie hierüber im Einzelfall informieren.

 

Status: Dezember 2024

VerAntwortlicher

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle, einschließlich ihrer Kontaktdaten, ist im Impressum zu finden.

MelItta Data Protection Office

Melitta Data Protection Office, Ringstr. 99, 32427 Minden, Deutschland, +49 571 86-0, data-protection (at) melitta.com

 

Einspruch gegen die Werbung: Keine Verwendung unserer Kontaktdaten

Wir widersprechen ausdrücklich der Verarbeitung unserer eigenen Kontaktdaten aus dem Impressum oder der Datenschutzerklärung zum Zwecke der Werbung. Diese Daten sind zwar öffentlich zugänglich, werden aber nicht freiwillig veröffentlicht, sondern sind durch gesetzliche Vorschriften vorgeschrieben. Wir behalten uns ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unrechtmäßigen Verarbeitung, insbesondere der Kontaktaufnahme und Zusendung von E-Mails zu Marketing- und Werbezwecken, vor.

 

Überblick über die Verarbeitung

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten (im Folgenden „Bewerbungsdaten“) von Bewerbern (konkrete Bewerbung auf eine offene Stelle) und Interessenten (Initiativbewerbungen) zwecks Durchführung eines Bewerbungsverfahrens zur Besetzung offener Stellen in der Melitta Gruppe. Bei erfolgreichem Abschluss eines Bewerbungsverfahrens werden die Bewerbungsdaten zwecks Begründung und Durchführung des zukünftigen Beschäftigungsverhältnisses weiterverwendet. Bei einem erfolglosen Bewerbungsverfahren kann der Bewerber entscheiden, ob er in den Talentpool aufgenommen werden möchte. Bei Interessenten im Interessentenpool und abgelehnten Bewerbern im Talentpool prüfen wir permanent, mit jeder neuen offenen Stelle, inwieweit ein Interessent im Interessentenpool oder ein Bewerber im Talentpool hierfür in Frage kommt.



Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten (im Folgenden „Empfehlungsdaten“) eines empfohlenen Kandidaten zwecks Anbahnung eines Bewerbungsverfahrens zur Besetzung offener Stellen in der Melitta Gruppe. Empfohlene Kandidaten erhalten über unser Empfehlungsprogramm eine Einladung zur Abgabe einer Bewerbung auf eine vermeintlich geeignete offene Stelle. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen, ist ein Melitta-Mitarbeiter, der mit dem empfohlenen Kandidaten persönlich bekannt ist und in dem Anschreiben an den empfohlenen Kandidaten genannt wird. Wir haben unsere Mitarbeiter angewiesen, die Kontaktdaten von empfohlenen Kandidaten nur dann in unser Empfehlungsprogramm einzutragen, wenn der empfohlene Kandidat zuvor seine Einwilligung zweifelsfrei erteilt hat, dass seine Empfehlungsdaten durch Melitta verarbeitet werden dürfen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Einwilligung des Betroffenen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) EU-DSGVO. Ein empfohlener Kandidat nimmt die Einladung an und bestätigt seine Einwilligung, indem er das verlinkte Bewerbungsformular ausfüllt und absendet. Die personenbezogenen Daten gehen in dem Fall in ein aktives Bewerbungsverfahren über. Falls die Einladung nicht innerhalb eines Monats angenommen wird, dann gehen wir davon aus, dass kein weiteres Interesse an der Bewerbung bei Melitta besteht und die personenbezogenen Daten des empfohlenen Kandidaten werden automatisch gelöscht.  Verarbeitete Datenkategorien sind Name und Kontaktdaten des empfohlenen Kandidaten. Wir verwenden den Namen, um die Ansprache zu personalisieren und die E-Mail-Adresse, um das Anschreiben mit dem Einladungslink zu übermitteln.


Das Bewerbungsverfahren setzt voraus, dass Bewerber und Interessenten uns aussagekräftige Informationen zur Beurteilung der Eignung und Auswahl mitteilen. Die Bewerbungsdaten umfassen daher regelmäßig allgemeine Angaben zur Person, Kontaktdaten und Angaben zum Lebenslauf, Erfahrungen, Kenntnissen und Qualifikationen.


Auf die Bewerbungsdaten erhalten die Mitarbeiter des Personalbereichs und die Personen der Melitta Gruppe Zugriff, die Bewerbungsverfahren durchführen und offene Stellen anbieten, sowie ggf. der zuständige Betriebsrat.


Für die genannten Verarbeitungswecke können wir unter Beachtung der rechtlichen Vorschriften geeignete Recruiting-Software und Leistungen von Drittanbietern in Anspruch nehmen.


Maßgebliche Rechtsgrundlagen:

 

  • Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) EU-DSGVO: Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
  • Vertragserfüllung und vorvertragliche Aktivitäten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) EU-DSGVO: Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
  • Rechtliche Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) EU-DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
  • Berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen nicht.
  • Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens: Falls im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 EU-DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie eine Schwerbehinderteneigenschaft) bei Bewerbern oder Interessenten erfragt werden, damit der Verantwortliche oder die betroffene Person die ihm bzw. ihr aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und seinen bzw. ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann, so erfolgt deren Verarbeitung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. b) EU-DSGVO. Im Fall des Schutzes lebenswichtiger Interessen der Bewerber oder Interessenten erfolgt die Verarbeitung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. c) EU-DSGVO. Für Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin, für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten, für die medizinische Diagnostik, für die Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich oder für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheits- oder Sozialbereich erfolgt die Verarbeitung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h) EU-DSGVO. Im Fall einer freiwilligen Mitteilung von besonderen Datenkategorien erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung des Betroffenen gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a) EU-DSGVO.

 

Durchführung des Bewerbungsverfahrens: Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt regelmäßig im Rahmen der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und diesbezüglicher vorvertraglicher Maßnahmen.

 

Aufnahme in den Interessentenpool: Falls ein Interessent die Absicht bekundet, bei Melitta arbeiten zu wollen und sich initiativ bewirbt, weil aktuell keine geeignete Stelle angeboten wird, dann ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Bewerbungsdaten die Einwilligung des Interessenten. Der Interessent wird darüber informiert, dass er seine Einwilligung jederzeit widerrufen kann.

 

Freiwillige Übermittlung besonderer Datenkategorien: Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, werden wir für in Deutschland ausgeschriebene Stellen, die Frage nach einer möglichen Schwerbehinderung stellen. Diese Angabe durch den Betroffenen ist freiwillig. Wenn die Bewerbung einer schwerbehinderten Person eingeht, dann sind wir rechtlich verpflichtet, sofern eingerichtet, die Schwerbehindertenvertretung und den Betriebsrat zu unterrichten. Dies muss gemäß § 164 Abs. 1 S.4 Sozialgesetzbuch (SGB) IX unmittelbar nach Eingang der Bewerbung geschehen. Die Schwerbehindertenvertretung und der Betriebsrat dürfen alle diesbezüglich erforderlichen Unterlagen einsehen.

 

Aufnahme in den Talentpool: Falls dem erfolglosen Bewerber die Aufnahme in einen Talentpool angeboten wird, dann ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Bewerbungsdaten die Einwilligung des Bewerbers. Der Bewerber wird darüber informiert, dass er seine Einwilligung jederzeit widerrufen kann.

 

Empfehlungsprogramm: Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Einwilligung des Betroffenen. Wir haben unsere Mitarbeiter angewiesen, die Kontaktdaten von empfohlenen Kandidaten nur dann in unser Empfehlungsprogramm einzutragen, wenn der empfohlene Kandidat zuvor seine Einwilligung zweifelsfrei erteilt hat, dass seine Empfehlungsdaten durch Melitta verarbeitet werden dürfen. 

 

Einwilligung in Kontaktaufnahme: Durch Absenden des Bewerbungsformulars willigt der Bewerber oder Interessent in die Verarbeitung seiner Bewerbungsdaten auch zur Kontaktaufnahme und Kommunikation (insb. mittels E-Mail, Telefon, Video-Anruf) durch Melitta ein.

 

Weitergabe der Bewerbungsdaten: Wir behalten uns das Recht vor, dem Bewerber auch andere offene Stellen in der Melitta Gruppe anzubieten, die möglicherweise von Interesse sein könnten. Die Weitergabe der Bewerbungsdaten an eine andere Melitta-Gesellschaft, sofern angeboten, erfolgt auf Grundlage der Einwilligung des Bewerbers. Die Weitergabe kommt nur in Betracht, falls die ursprüngliche Bewerbung des Bewerbers nicht erfolgreich ist, aber der Bewerber für eine andere offene Stelle geeignet erscheint. Die Bewerber werden darüber informiert, dass ihre Einwilligung zur Weitergabe der Bewerbungsdaten freiwillig ist und sie ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können.

 

Löschung von Bewerbungsdaten und Empfehlungsdaten: Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Bewerbungsdaten erfolgloser Bewerber und die Empfehlungsdaten von empfohlenen Kandidaten gelöscht, sofern eine längere Speicherung nicht aufgrund einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht erforderlich ist, durch eine rechtliche Ausnahmeregelung erlaubt ist, der Bewerber seine Einwilligung für eine längere Speicherung erteilt hat oder andere vorrangige berechtigte Interessen durch den Verantwortlichen geltend gemacht werden können.

 

  • Bewerbungsdaten von erfolglosen Bewerbern, die nicht in den Talentpool aufgenommen werden möchten, werden regelmäßig nach zwölf Monaten gelöscht, damit wir etwaige Anschlussfragen zu der Bewerbung beantworten und unseren Nachweispflichten aus den rechtlichen Vorschriften zur Gleichbehandlung von Bewerbern nachkommen können.
  • Bewerbungsdaten werden nach Aufnahme in den Interessentenpool spätestens nach 24 Monaten gelöscht oder früher, falls die entsprechende Einwilligung widerrufen wird.
  • Bewerbungsdaten werden nach Aufnahme in den Talentpool spätestens nach 24 Monaten gelöscht oder früher, falls die entsprechende Einwilligung widerrufen wird.
  • Empfehlungsdaten von empfohlenen Kandidaten, die die Einladung zur Teilnahme am Bewerbungsverfahren nicht angenommen haben, werden regelmäßig nach einem Monat gelöscht.
  • Etwaige Belege zur Erstattung von Auslagen, bspw. Reisekostenerstattungen, werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben für mindestens 10 Jahre aufbewahrt.

 

 

Betroffenenrechte / Widerruf einer Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit kostenlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Es fallen keine zusätzlichen Kosten an, außer die Übermittlungskosten des Basistarifs für die Internetverbindung des Bewerbers. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Soweit die, in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen, Voraussetzungen vorliegen, hat jeder empfohlene Kandidat folgende weitere Rechte gemäß Art. 7, Art. 13 ff. und Art. 77 EU-DSGVO:

  • Das Recht auf unentgeltliche Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten der eigenen Person sowie auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten.
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sofern die der Verantwortliche die personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeitet, kann sich der Betroffene die eigenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen lassen. Sofern der Betroffene die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangt, erfolgt dies nur, soweit dies technisch machbar ist. 
  • Das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung. Die verantwortliche Stelle verarbeitet die personenbezogenen Daten des Betroffenen dann nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des Betroffenen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde. Sofern ein Betroffener der Meinung ist, dass die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten durch die verantwortliche Stelle den gültigen Gesetzen widerspricht, so kann er bei jeder Datenschutzbehörde eine Beschwerde einreichen.

 

 

Zum Widerruf einer Einwilligung oder zur Ausübung anderer Betroffenenrechte kann der Bewerber das verlinkte Formular https://www.melitta-group.com/en/data-subject-rights verwenden oder dem zugeordneten Recruiter schreiben.